Personal Data Protection Policy

Documents / By

1.YOUR PERSONAL DATA

Vector InfoTech Sdn. Bhd. (“Vector InfoTech”) is committed to protecting your personal data. This data protection policy sets out how Vector InfoTech use and protect the information you provide directly or through third parties prior to and during the duration of your employment/assignment/secondment/service with Vector InfoTech in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA 2010”) which has come into enforcement.

To serve you better, you shall acknowledge and agree that we may collect, store, process, use or share personal data that you provide directly or through third parties to Vector InfoTech with, including but not limited to our parent company, local or worldwide subsidiaries, partners, affiliates, agents, sub-contractors and/or customers when you:

Fill-in the job application form;

  • Fill-in form(s) necessary for the carrying out of your duties and expertise with Vector InfoTech.
  • Fill-in form(s) necessary for the carrying out of your duties and expertise for Vector InfoTech’s customers/clients;
  • Register with Vector InfoTech’s intranet platform/website/email/resource centre or other electronic platform;
  • Submit any electronic forms available on Vector InfoTech’s intranet platform/website/email/resource centre or other electronic platform;
  • Send an e-mail which includes personal data;
  • Access to Vector InfoTech’s electronic platform(s)/website(s);
  • Access to the computers/laptop/device(s) provided by Vector InfoTech; and/or,
  • Access to the premises of Vector InfoTech.

Vector InfoTech will keep confidential all personal data collected either electronically, through our IT servers, information systems or at any electronic platform owned, administered and managed by Vector InfoTech, or non-electronically via manual filing and record keeping purpose. We may further disclose such personal data to the following parties in the course of using the data for the reason it was collected:

  •  Departments within Vector InfoTech on a “need-to-know” basis, including but not limited to, Human Resource, Legal, Finance, Accounts, Administrative and Service & Delivery Department; and,
  •  Any other person or company, who has undertaken to keep such information confidential, provided they have a right to such information.

We will also disclose your personal data to government authorities if we are forced to by law. We may also disclose your personal data to anyone else that has a right to it under Malaysian law so long as they can prove they have the authority to do.

2.DATA COLLECTED

The data collected from you may take various forms including but not limited to, your name, passport/identity card number, contact information, email address, telephone number, photograph, video, fingerprint, financial information and sensitive personal data. For the avoidance of doubt, ‘sensitive personal data’ shall mean any personal data consisting of information as to the physical or mental health or condition that you may disclose, your political opinions, your religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission by you of any offence (if applicable) or any other personal data as the government/regulatory authority may determine by order published in the Malaysian Gazette.

Vector InfoTech’s IT servers may automatically gather personal data that can identify you when you are in the premises of Vector InfoTech or logged on with the computers/laptop/device(s) provided by Vector InfoTech on the internet or in the office intranet infrastructure. Any personal data we receive will be extracted as part of the information sent by your computers/laptop/device(s) system including information gathered when, for instance, you send an e-mail or submit an electronic form during the course of registration in any of Vector InfoTech’s electronic platform, replying to a survey, making an application or executing a contract in a secured part of the Vector InfoTech’s system/website including non-electronic method of gathering personal information through hardcopy of documentation.

3.USE OF PERSONAL DATA
Your personal data shall be used for commercial transactions of a commercial nature which includes any matters relating to the supply of goods or services, agency, investments, financing, banking and insurance including but not limited to, employment related matters, sales and marketing, business research, statistical analysis, and any
information required by law and/or any enforcement authorities. The transactions here is not intended to be exhaustive and Vector InfoTech shall exercise its discretion it deems fit in the use of your personal data in accordance to law.

4.STORAGE SECURITY & DATA PROTECTION
Vector InfoTech has put in place suitable technology and standards to protect stored and transmitted personal data you or a third party provides us. This includes encryption software, strict security standards and managerial procedures to safeguard and secure the personal data we collect that identifies you. The security and protection standards herein extend as well to non-electronic data storage.

5.YOUR CONSENT
By giving us your personal information, you are effectively giving us consent to collect, store, process, use and share your personal data under the terms of this policy.

6.DATA RETENTION
Vector InfoTech will keep any personal data you or any third party provides us as long as there is a reason to do so, for instance to satisfy the law or regulations, or to protect Vector InfoTech’s interests. If not, then we will destroy it by purging it from our electronic, manual, and other filing systems according to our internal procedures and policies.

7.TRANSFER OF PERSONAL DATA OUTSIDE OF MALAYSIA
In the course of our business, we may need to transfer your personal data outside of Malaysia including but not
limited to our head office, Vector InfoTech Pte Ltd, holding companies, associated companies and/or affiliates.

8.YOUR RIGHTS

  1.  Right of access to personal data: You are entitled to be informed by Vector InfoTech whether your personal data is being processed by or on behalf of Vector InfoTech. You may, upon payment of a prescribe fee, make a data access request in writing to Vector InfoTech for information of personal data that is being processed.
  2.  Right to correct personal data: You may request Vector InfoTech in writing to make the necessary correction to your personal data.
  3. Right to withdraw consent: You may by notice in writing to Vector InfoTech withdraw your consent to the processing of your personal data.

9.CHANGES TO THIS POLICY
Vector InfoTech has the right to change this policy at any time. We will announce any changes on the designated Vector InfoTech electronic platform, through email and/or via written notification as Vector InfoTech reasonably deems fit. This policy is not a contract, nor does it suggest any obligation on Vector InfoTech’s part with another party.

 

1.DATA PERIBADI ANDA
Vector InfoTech Sdn Bhd (“Vector InfoTech”) adalah komited untuk melindungi data peribadi anda. Polisi perlindungan data ini menyatakan cara Vector InfoTech mengguna dan melindungi infomasi yang diberikan oleh anda secara langsung atau melalu pihak ketiga sebelum atau semasa tempoh pekerjaan/tugasan/peminjaman/perkhidmatan anda dengan Vector InfoTech selari dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 yang telah berkuatkuasa.

Untuk melayani anda dengan lebih baik, anda hendaklah menerima dan bersetuju bahawa pihak kami akan mengumpul, menyimpan, memproses, mengguna atau berkongsi data peribadi yang anda berikan secara langsung atau melalui pihak ketiga bagi pihak Vector InfoTech dengan, termasuk tetapi tidak terhad kepada syarikat induk kami, anak-anak syarikat tempatan atau di seluruh dunia, rakan perniagaan, ahli gabungan, ejen-ejen, sub-kontraktor dan / atau pelanggan apabila anda:

  • Mengisi borang permohonan pekerjaan;
  • Mengisi borang yang diperlukan bagi menjalankan tugas dan kepakaran anda dengan Vector InfoTech. 
  • Mengisi borang yang diperlukan bagi menjalankan tugas dan kepakaran anda untuk pelanggan Vector InfoTech;
  • Mendaftar dengan pengkalan intranet Vector InfoTech /laman sesawang/email/pusat sumber atau pengkalan elektronik yang lain;
  • Menghantar apa-apa borang elektronik boleh didapati di pengkalan intranet Vector InfoTech /laman sesawang/email/pusat sumber atau pengkalan elektronik yang lain;
  • Menghantar e-mel yang mengandungi data peribadi;
  • Memasuki pengkalan elektronik Vector InfoTech / laman sesawang;
  • Memasuki komputer/laptop/peranti yang disediakan oleh Vector InfoTech; dan/atau,
  • Memasuki premis Vector InfoTech.

Vector InfoTech akan merahsiakan semua data peribadi yang dikumpul sama ada secara elektronik, melalui pelayan teknologi maklumat kami, sistem maklumat atau di mana-mana pengkalan elektronik yang dimiliki, ditadbir dan diuruskan oleh Vector InfoTech, atau pengumpulan data melalui saluran bukan elektronik melalui pemfailan manual dan bagi tujuan penyimpanan rekod.Kami mungkin mendedahkan data peribadi tersebut kepada pihak-pihak berikut semasatempoh penggunaan data atas sebab-sebab ia telah dikumpulkan:

  • Jabatan-jabatan di dalam Vector InfoTech atas dasar “perlu tahu”, termasuk tetapi tidak terhad kepada, Jabatan Sumber Manusia, Jabatan Undang-undang, Jabatan Kewangan, Jabatan Akaun, Jabatan
  • Mana-mana orang atau syarikat lain, yang telah aku janji untuk memastikan maklumat disimpan sulit, dengan syarat mereka mempunyai hak ke atas maklumat tersebut.

Kami juga akan mendedahkan data peribadi anda kepada pihak berkuasa kerajaan jika diarahkan oleh undang-undang. Kami juga mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada sesiapa sahaja yang mempunyai hak di bawah undang-undang Malaysia selagi mereka dapat membuktikan mereka mempunyai kuasa untuk didedahkan data peribadi anda.

2.DATA YANG DIKUMPUL
Data yang dikumpul daripada anda boleh mengambil pelbagai bentuk, termasuk tetapi tidak terhad kepada, nama, nombor passport / kad pengenalan, maklumat untuk dihubungi, alamat emel, nombor telefon, gambar, video, cap jari, maklumat kewangan dan data peribadi yang sensitif. Bagi mengelakkan keraguan, ‘data peribadi yang sensitif’ bermaksud apa-apa data peribadi yang mengandungi maklumat tentang kesihatan fizikal atau mental atau keadaan kesihatan yang anda telah dedahkan, pendapat politik anda, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang bersifat serupa, perlakuan jenayah ataupun tindakan yang dikatakan dilakukan oleh andabersabit apa-apa kesalahan jenayah (jika berkenaan) atau apa-apa data peribadi lain yang ditentukan kerajaan / pihak berkuasa melalui perintah yang disiarkan dalam Warta di Malaysia.

Pelayan IT Vector InfoTech secara automatik boleh mengumpul data peribadi yang boleh mengenal pasti anda apabila anda berada di premis Vector InfoTech atau log masuk dengan komputer / laptop / peranti yang disediakan oleh Vector InfoTech di internet atau dalam infrastruktur intranet pejabat. Apa-apa data peribadi yang kami terima akan  dikeluarkan sebagai sebahagian daripada maklumat yang dihantar oleh komputer anda /
sistem komputer riba / peranti termasuk maklumat yang dikumpul apabila, misalnya, anda menghantar e-mel atau mengemukakan borang elektronik semasa pendaftaran di mana-mana pelantar elektronik Vector InfoTech, menjawab kaji selidik, membuat permohonan atau melaksanakan kontrak di dalam sistem / laman web terkawal termasuk kaedah bukan elektronik untuk mengumpul maklumat peribadi melalui dokumentasi salinan kertas Vector InfoTech.

3.PENGGUNAAN DATA PERIBADI
Maklumat peribadi anda akan digunakan untuk transaksi komersial yang bersifat komersial yang termasuk apa-apa perkara yang berhubungan dengan pembekalan barang-barang atau perkhidmatan, agensi, pelaburan, kewangan, perbankan dan insurans termasuk tetapi tidak terhad kepada, perkara-perkara berkaitan pekerjaan, jualan dan pemasaran, penyelidikan perniagaan, analisis statistik, dan apa-apa maklumat yang dikehendaki oleh
undang-undang dan / atau mana-mana pihak berkuasa. Transaksi di sini tidak bertujuan untuk menjadi menyeluruh dan Vector InfoTech akan bertindak bergantung kepada budi bicaranya mengenai penggunaan data peribadi anda yang bersesuaian selaras dengan peruntukkan undang-undang.

4.KESELAMATAN SIMPANAN & PERLINDUNGAN DATA
Vector InfoTech telah menyediakan teknologi dan piawaian yang bersesuaian untuk melindungi data peribadi yang telah dihantar oleh anda atau pihak ketiga kepada kami. Ini termasuk perisian penyulitan, piawaian keselamatan yang ketat dan prosedur pengurusan untuk melindungi data peribadi yang kami kumpulkan yang boleh mengenal pasti anda. Piawaian keselamatan dan perlindungan di sini termasuk penyimpanan data bukan elektronik.

5.KEBENARAN ANDA
Dengan memberikan kami maklumat peribadi anda, anda memberi kami kebenaran untuk mengumpul, menyimpan, memproses, menggunakan dan berkongsi data peribadi anda di bawah terma polisi ini.

6.SIMPANAN DATA
Vector InfoTech akan menyimpan apa-apa data peribadi yang anda atau mana-mana pihak ketiga telah berikan kepada kami selama kami mempunyai sebab untuk berbuat demikian, sebagai contoh untuk memenuhi peruntukan undang-undang atau peraturan-peraturan atau untuk melindungi kepentingan Vector InfoTech. Jika tidak, maka kita akan memusnahkan data peribadu anda dengan penyingkiran dari sistem-sistem elektronik, manual dan pemfailan lain mengikut prosedur dan polisi dalaman kita.

7.PEMINDAHAN DATA PERIBADI KE LUAR MALAYSIA
Dalam menjalankan perniagaan, kami mungkin perlu untuk memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia termasuk tetapi tidak terhad kepada ibu pejabat kami, Vector InfoTech Pte Ltd, anak-anak syarikat luar pesisir, syarikat induk, syarikat-syarikat berkaitan dan / atau gabungan.

8.HAK-HAK ANDA

  1.  Hak akses kepada data peribadi: Anda berhak diberitahu oleh Vector InfoTech sama ada data peribadi anda sedang diproses oleh atau bagi pihak Vector InfoTech. Anda boleh, setelah membayar fi ditetapkan, membuat suatu permintaan akses data secara bertulis kepada Vector InfoTech untuk maklumat data peribadi yang sedang diproses.
  2. Hak untuk membetulkan data peribadi: Anda boleh meminta Vector InfoTech secara bertulis untuk membuat pembetulan yang perlu kepada data peribadi anda.
  3. Hak untuk menarik balik kebenaran: Anda boleh dengan notis secara bertulis kepada Vector InfoTech menarik balik kebenaran anda terhadap pemprosesan data peribadi anda.

9.PERUBAHAN KEPADA POLISI INI
Vector InfoTech mempunyai hak untuk mengubah polisi ini pada bila-bila masa. Kami akan mengumumkan apa-apa perubahan pada pelantar elektronik Vector InfoTech ditetapkan, melalui e-mel dan / atau melalui pemberitahuan bertulis sebagaimana difikirkan munasabah oleh Vector InfoTech. Polisi ini bukanlah suatu kontrak, ia juga tidak menunjukkan apa-apa obligasi di antara pihak Vector InfoTech dengan pihak yang satu lagi.